Respuesta rápida: antes de pagar a un ayudante, debes decidir si es contratista independiente (le pagas sin retenciones y, si le pagaste $2,000 o más en 2026, le envías un 1099-NEC antes del 31 de enero de 2027) o empleado (le haces nómina: retienes impuestos, pagas tu parte del Seguro Social y Medicare, y le das un W-2). No lo eliges tú libremente: depende de cuánto control tienes sobre su trabajo, según las reglas del IRS. Clasificar mal a un empleado como contratista puede hacerte responsable de impuestos de nómina que no pagaste.
Datos verificados en IRS.gov el 11 de octubre de 2026. Las reglas estatales (salario mínimo, seguro de desempleo, compensación laboral) pueden ser más estrictas que las federales: consulta tu estado.
¿Contratista o empleado? Las reglas del IRS
El IRS agrupa los factores en tres categorías:
| Categoría | Señal de empleado | Señal de contratista |
|---|---|---|
| Control del comportamiento | Tú decides cómo, cuándo y dónde trabaja; lo entrenas | Él decide cómo hacer el trabajo; solo le pides el resultado |
| Control financiero | Pagas por hora fija, pones herramientas, reembolsas gastos | Factura por trabajo, usa sus herramientas, puede ganar o perder, trabaja para otros |
| Tipo de relación | Relación continua, beneficios, el trabajo es central para tu negocio | Contrato por proyecto, sin beneficios |
Ningún factor decide solo. Si dudas, tú o el trabajador pueden pedir al IRS una determinación con el Formulario SS-8, aunque puede tardar al menos seis meses. Lee también W-2 vs 1099.
Si es contratista: cómo pagar a un ayudante 1099
- Pídele el Formulario W-9 antes del primer pago, con su nombre, dirección y número de identificación fiscal (SSN, ITIN o EIN).
- Págale por la vía acordada y guarda facturas y comprobantes.
- Envía el 1099-NEC si le pagaste $2,000 o más por servicios en 2026 (para pagos de 2025 el umbral era de $600). Debes entregarlo al trabajador y presentarlo al IRS a más tardar el 31 de enero del año siguiente.
- Deduce el pago como gasto en tu Schedule C (línea de trabajo contratado).
Si le pagas con tarjeta o por una plataforma de pagos, normalmente lo reporta la plataforma con un 1099-K, no tú con un 1099-NEC. Más detalle en formulario 1099-NEC.
Si es empleado: lo básico de la nómina
- Saca un EIN si no lo tienes. Ver qué es el EIN.
- Pide el Formulario W-4 y verifica que pueda trabajar en EE. UU. (Formulario I-9).
- Retén el impuesto federal sobre la renta y la parte del empleado del Seguro Social y Medicare.
- Paga tu parte como empleador del Seguro Social y Medicare, y el impuesto federal de desempleo (FUTA).
- Deposita los impuestos y presenta las declaraciones de nómina (como el Formulario 941).
- Entrega un W-2 al empleado a principios del año siguiente.
- Revisa las obligaciones estatales: impuesto sobre la renta estatal, seguro de desempleo y seguro de compensación laboral.
Muchos pequeños negocios usan un servicio de nómina para no fallar en los depósitos. El IRS indica que los registros de impuestos de empleo deben guardarse al menos cuatro años.
Qué pasa si clasificas mal
Según el IRS:
- Si tratas a un empleado como contratista sin una base razonable, puedes ser responsable de los impuestos de empleo de ese trabajador.
- El trabajador mal clasificado puede reportar con el Formulario 8919 el Seguro Social y Medicare que no se le retuvieron.
- Existe el Programa de Acuerdo de Clasificación Voluntaria (Formulario 8952) para reclasificar trabajadores hacia el futuro con alivio parcial.
Ejemplo (hipotético)
Rosa tiene un negocio de limpieza de casas. Contrata a Elena para ayudarle los sábados durante cuatro meses. Rosa le dice qué casas limpiar, a qué hora, le da los productos y le paga $15 por hora. Eso se parece más a un empleo. En cambio, si Elena tuviera su propio negocio, usara sus productos, cobrara por casa y trabajara también para otros clientes, sería más probable que fuera contratista: Rosa le pediría un W-9 y, si en 2026 le pagara $2,000 o más, le enviaría un 1099-NEC.
Lista rápida antes de pagar a un ayudante
- ¿Controlo cómo y cuándo trabaja? → probablemente empleado.
- ¿Tiene su propio negocio y otros clientes? → probablemente contratista.
- ¿Tengo su W-9 (o W-4 e I-9)?
- ¿Guardo comprobantes de cada pago?
- ¿Conozco las reglas de mi estado?
Si tu negocio crece, quizá te interese la elección de S Corp o una LLC.
Resumen
- La clasificación depende del control, no de lo que acuerden.
- Contratista: W-9, pago sin retenciones y 1099-NEC si le pagaste $2,000 o más en 2026.
- Empleado: nómina, retenciones, tu parte del Seguro Social y Medicare, y W-2.
- Clasificar mal puede costarte impuestos de nómina.
- Si dudas, consulta a un profesional o usa el Formulario SS-8.
Fuentes oficiales consultadas
- IRS, ¿Contratista independiente o empleado?.
- IRS, Instrucciones de los Formularios 1099-MISC y 1099-NEC.
- IRS, Acerca del Formulario W-9.
- IRS, Qué tipo de registros debo guardar.
Información revisada el 11 de octubre de 2026. Contenido informativo; no constituye asesoría fiscal, laboral ni legal. Datos tomados de fuentes oficiales, sujetos a verificación oficial antes de decidir.
